Google Site là gì? Tìm hiểu chi tiết đặc điểm, tính năng để sử dụng hiệu quả công cụ tạo

Bạn đang tìm một cách đơn giản để tạo website mà không cần biết lập trình? Google Site - công cụ miễn phí từ Google là lựa chọn lý tưởng giúp bạn xây dựng trang web nhanh chóng, dễ dàng quản lý và chia sẻ thông tin hiệu quả. Hãy cùng Nguyễn Công PC tìm hiểu chi tiết về Google Site, từ đặc điểm, tính năng đến ưu nhược điểm và đối tượng phù hợp nhé!

Công cụ Google Sites

Google Sites là một công cụ tạo trang web (website builder) miễn phí được cung cấp bởi Google. Nó cho phép bất kỳ ai, ngay cả người không có kiến thức về lập trình hay thiết kế web, có thể dễ dàng tạo ra một trang web đơn giản và chia sẻ thông tin.

Google Sites là công cụ miễn phí của Google giúp người dùng dễ dàng tạo trang web mà không cần biết lập trình.

Công cụ này là một phần của bộ ứng dụng Google Workspace (trước đây là G Suite) và được thiết kế để tích hợp liền mạch với các dịch vụ khác của Google như Google Drive, Docs, Sheets, Slides, và Calendar.

Đặc điểm và tính năng chính

1. Giao diện Kéo và Thả (Drag-and-Drop) Trực quan

Đây là cơ chế xây dựng trang web cốt lõi. Thay vì viết mã, bạn xây dựng trang của mình bằng cách "lắp ráp" các khối nội dung.

Hộp công cụ (Insert Panel): Ở bên phải màn hình, bạn có một menu chứa mọi thứ bạn có thể thêm vào trang:

• Đối tượng cơ bản: Văn bản (Text box), Hình ảnh (Images), Nhúng (Embed), Nút (Button), Dấu phân cách (Divider).
• Khối nội dung (Content Blocks): Đây là các bố cục (layout) được thiết kế sẵn, ví dụ: một khối gồm 1 ảnh và 1 đoạn văn bản bên cạnh, hoặc một khối 3 ảnh hàng ngang. Bạn chỉ cần kéo khối này vào trang và thay thế nội dung mẫu.

Với Google Sites, bạn có thể xây dựng website cá nhân, trang giới thiệu doanh nghiệp hoặc dự án học tập chỉ trong vài phút.

Hệ thống Lưới (Grid System): Bạn không thể đặt một đối tượng ở bất kỳ đâu bạn muốn một cách tùy tiện. Trang web được chia thành một hệ thống lưới (Grid) ẩn. Khi bạn kéo một đối tượng, nó sẽ tự động "hít" vào vị trí lưới gần nhất.

• Lợi ích: Điều này đảm bảo trang web của bạn luôn trông gọn gàng, căn chỉnh thẳng hàng, và quan trọng nhất là giúp trang web hiển thị tốt trên di động.
• Hạn chế: Bạn mất đi sự tự do sáng tạo "pixel-perfect" như trong các công cụ thiết kế chuyên nghiệp.

2. Tích hợp sâu với Hệ sinh thái Google

Google Drive: Bạn có thể duyệt Google Drive của mình ngay từ trong Google Sites và nhúng bất kỳ tệp nào (PDF, ảnh...) hoặc thậm chí nhúng cả một thư mục (Folder) để hiển thị danh sách các tệp bên trong nó.

Giao diện kéo thả đơn giản của Google Sites cho phép bạn sắp xếp nội dung nhanh chóng và trực quan

Google Docs, Sheets, và Slides:

• Khi bạn nhúng một tài liệu, bảng tính, hoặc bài thuyết trình, nó sẽ hiển thị trực tiếp trên trang web.
• Tính năng Live: Điều quan trọng nhất là dữ liệu này động. Nếu bạn cập nhật nội dung trong tệp Google Docs gốc hoặc thay đổi số liệu trong Google Sheets, trang web của bạn sẽ tự động cập nhật theo. Bạn không cần phải xuất bản lại trang web.

Google Forms (Biểu mẫu): Bạn có thể nhúng một biểu mẫu khảo sát hoặc biểu mẫu liên hệ trực tiếp lên trang. Người xem điền và gửi biểu mẫu ngay tại đó. Dữ liệu tự động được thu thập vào tệp Google Sheets liên kết với biểu mẫu đó.

Google Calendar (Lịch): Bạn có thể nhúng toàn bộ lịch (theo dạng tháng, tuần) hoặc chỉ một lịch trình sự kiện (dạng agenda). Điều này lý tưởng cho các trang web của lớp học, sự kiện, hoặc lịch làm việc của đội nhóm.

Người dùng có thể chèn hình ảnh, video, tài liệu Google Docs và nhiều loại nội dung khác trực tiếp vào trang web.

YouTube và Google Maps: Chỉ cần dán URL hoặc tìm kiếm trực tiếp. Video và bản đồ được nhúng vào trang một cách mượt mà và có đầy đủ tính tương tác (phóng to, thu nhỏ bản đồ; xem video).

3. Thiết kế đáp ứng (Responsive) tự động

• Cách hoạt động: Khi người dùng mở trang web của bạn trên điện thoại, Google Sites sẽ tự động sắp xếp lại các khối nội dung. Ví dụ, 3 cột nội dung trên máy tính sẽ tự động xếp chồng lên nhau thành 1 cột duy nhất trên điện thoại để dễ đọc.

• Tính năng Xem trước (Preview): Ngay trong trình chỉnh sửa, Google Sites cung cấp một nút "Xem trước". Khi nhấp vào, bạn có thể chuyển đổi ngay lập tức giữa 3 chế độ xem: Máy tính (Desktop), Máy tính bảng (Tablet), và Điện thoại (Mobile). Điều này cho phép bạn kiểm tra chính xác giao diện của mình trước khi xuất bản.

Google Sites hỗ trợ tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng trong hệ sinh thái Google như Drive, Calendar và Maps.

4. Cộng tác thời gian thực

Hoạt động giống hệt như Google Docs hay Google Sheets.

• Chia sẻ quyền chỉnh sửa: Bạn có thể mời người khác (qua email) cùng tham gia chỉnh sửa trang web.

• Chỉnh sửa đồng thời: Nhiều người có thể cùng lúc ở trên trang, di chuyển các khối, thêm văn bản. Bạn có thể thấy avatar của họ và nội dung họ đang tác động.

Đây là lựa chọn lý tưởng cho giáo viên, sinh viên và doanh nghiệp nhỏ muốn có website chuyên nghiệp mà không tốn chi phí.

• Phân biệt với Xuất bản: Việc cộng tác chỉnh sửa diễn ra trên "bản nháp" (draft). Những thay đổi này sẽ không hiển thị công khai cho đến khi một người có quyền biên tập nhấn nút "Xuất bản" (Publish).

5. Mẫu (Templates) và chủ đề (Themes)

• Mẫu (Templates): Khi bạn tạo một trang web mới, bạn có thể chọn từ một thư viện mẫu cho các mục đích phổ biến như: Hồ sơ năng lực (Portfolio), Dự án (Project), Sự kiện (Event), Trung tâm trợ giúp (Help Center)... Các mẫu này cung cấp cho bạn một cấu trúc trang và các trang con (sub-pages) có sẵn.

• Chủ đề (Themes): Đây là công cụ chính để bạn kiểm soát giao diện (look and feel). 

Google Sites cung cấp các mẫu giao diện có sẵn, giúp bạn bắt đầu thiết kế ngay mà không cần tạo từ đầu.

6. Quản lý quyền truy cập và xuất bản

Bản nháp (Draft): Nơi bạn và nhóm của bạn chỉnh sửa. Bạn có thể chia sẻ bản nháp này cho những người cụ thể để họ "chỉnh sửa" hoặc "chỉ xem bản nháp"

Mỗi thay đổi được lưu tự động, giúp bạn yên tâm không mất dữ liệu trong quá trình chỉnh sửa.

Bản đã xuất bản (Published): Đây là phiên bản "chính thức" mà người xem thấy. Khi bạn nhấn "Xuất bản", bạn có các tùy chọn:

• Công khai (Public): Bất kỳ ai trên internet cũng có thể tìm kiếm và xem.
• Bất kỳ ai có liên kết (Anyone with the link): Trang web không xuất hiện trên công cụ tìm kiếm, nhưng bất kỳ ai bạn gửi link đều có thể xem.
• Giới hạn (Restricted): Chỉ những người trong tổ chức/công ty/trường học của bạn (nếu dùng Google Workspace) mới xem được.

Ưu điểm và hạn chế của Google Sites

Đối tượng sử dụng lý tưởng

Google Sites không phải để cạnh tranh với các nền tảng phức tạp như WordPress hay Shopify. Nó phù hợp nhất cho các đối tượng sau:

• Giáo dục: Giáo viên tạo trang web cho lớp học, đăng tài liệu, bài tập. Học sinh/sinh viên tạo trang Portfolio (hồ sơ năng lực) cá nhân.

• Doanh nghiệp (Sử dụng nội bộ): Tạo các trang "wiki" nội bộ, trung tâm tài nguyên (knowledge base), trang thông tin dự án, lịch làm việc của nhóm.

Công cụ này cho phép chia sẻ quyền truy cập linh hoạt, giúp nhiều người cùng quản lý và chỉnh sửa website.

• Doanh nghiệp nhỏ và Siêu nhỏ: Cần một trang web "danh thiếp" (brochure site) đơn giản để giới thiệu thông tin cơ bản, địa chỉ, giờ làm việc mà không muốn tốn chi phí.

• Cá nhân và Sự kiện: Tạo một trang web đơn giản cho sự kiện (như đám cưới, hội thảo), dự án cá nhân, hoặc portfolio giới thiệu công việc

Kết luận

Google Site là giải pháp hữu ích cho những ai muốn tạo website nhanh, miễn phí và dễ sử dụng. Dù còn hạn chế về khả năng tùy biến và SEO, đây vẫn là công cụ tuyệt vời cho các dự án nội bộ, nhóm học tập hay doanh nghiệp nhỏ. Nếu bạn cần một nền tảng web chuyên nghiệp hơn, Nguyễn Công PC luôn sẵn sàng tư vấn những giải pháp phù hợp cho nhu cầu của bạn.