Hướng dẫn chi tiết cách định dạng ngày tháng trong Excel chuẩn và dễ dàng nhất

Trong Excel, việc định dạng ngày tháng đúng chuẩn không chỉ giúp bảng tính của bạn trở nên khoa học mà còn hỗ trợ quá trình tính toán, thống kê chính xác hơn. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tùy chỉnh định dạng ngày tháng sao cho phù hợp với nhu cầu công việc. Hãy cùng Nguyễn Công PC tìm hiểu chi tiết từng bước thao tác để làm chủ kỹ năng này ngay nhé!

Các lưu ý chung về ngày tháng trong Excel

Excel lưu trữ ngày tháng dưới dạng số serial (số nguyên đại diện cho số ngày kể từ ngày 1/1/1900). Ví dụ, ngày 1/1/2023 tương ứng với số 44927. Khi bạn nhập ngày tháng, Excel tự động nhận diện và áp dụng định dạng mặc định dựa trên thiết lập khu vực của hệ thống (Control Panel hoặc Settings).

• Nếu ô hiển thị #####, có lẽ ô không đủ rộng. Hãy kéo rộng cột hoặc bấm đúp vào viền cột để tự động điều chỉnh.

• Định dạng ngày có dấu * (như *14/3/01) sẽ thay đổi theo thiết lập hệ thống; định dạng không có dấu * thì cố định.
• Để kiểm tra giá trị thực (số serial), chọn ô và nhấn Ctrl + 1, chuyển sang tab General.

1. Cách nhập ngày tháng cơ bản

• Nhập trực tiếp: Sử dụng định dạng dd/mm/yyyy (ví dụ: 23/10/2025) hoặc mm/dd/yyyy tùy thiết lập hệ thống. Excel sẽ tự nhận diện.
• Nhập ngày hiện tại: Nhấn Ctrl + ; (dấu chấm phẩy) trong ô trống để chèn ngày hiện tại tĩnh.

• Sử dụng hàm: Nhập =TODAY() để lấy ngày hiện tại động (cập nhật mỗi khi mở file).

2. Định dạng ngày tháng có sẵn (Sử Dụng Hộp Thoại Format Cells)

Đây là cách đơn giản nhất để thay đổi định dạng mà không cần tùy chỉnh mã.

• Chọn vùng ô chứa ngày tháng (bấm và kéo hoặc Ctrl + A để chọn toàn bộ).
• Nhấn phím tắt Ctrl + 1 (hoặc chuột phải > Format Cells).

• Trong hộp thoại Format Cells, chọn tab Number.
• Chọn hạng mục Date (Ngày) trong danh sách Category.

• Chọn Locale (Bản địa) nếu muốn thay đổi ngôn ngữ (ví dụ: Vietnamese cho định dạng Việt Nam).
• Trong Type, chọn định dạng mong muốn (ví dụ: 14/3/01 cho ngắn gọn, hoặc 14 Tháng Ba 2001 cho đầy đủ).

• Xem mẫu ở hộp Sample, sau đó bấm OK.

3. Tạo định dạng ngày tháng tùy chỉnh (Custom Format)

Nếu định dạng có sẵn không phù hợp, bạn có thể tạo mã tùy chỉnh.

• Chọn vùng ô, nhấn Ctrl + 1 để mở Format Cells.

• Chọn hạng mục Custom trong Category.
• Trong hộp Type, nhập mã định dạng (xem bảng dưới). Bạn có thể bắt đầu từ một mã có sẵn và chỉnh sửa.

• Bấm OK để áp dụng.

4. Định dạng giờ (Time) kết hợp với ngày tháng

Vì ngày tháng thường đi kèm giờ, đây là cách định dạng giờ cơ bản (tương tự ngày).

• Chọn ô, nhấn Ctrl + 1.

• Chọn hạng mục Time trong Category.

• Chọn Type (ví dụ: 13:30 cho 24h, hoặc 1:30 PM cho 12h).
• Với tùy chỉnh (Custom): Sử dụng mã h (giờ), m (phút), s (giây), AM/PM.

5. Phím tắt và mẹo nhanh

• Áp dụng định dạng ngày mặc định: Ctrl + Shift + #.
• Áp dụng định dạng giờ mặc định: Ctrl + Shift + @.

• Thay đổi định dạng hệ thống: Vào Control Panel > Region > Formats > Chọn định dạng ngày tháng (Short date: dd/MM/yyyy).
• Sửa lỗi ngày tháng bị đảo (mm/dd sang dd/mm): Sử dụng Text to Columns (Data tab > Text to Columns > Delimited > Next > Date: DMY > Finish).

6. Khắc phục lỗi phổ biến

• Ngày hiển thị dưới dạng số: Chọn ô > Format Cells > Date.
• Lỗi #####: Mở rộng cột.

• Ngày không nhận diện: Nhập với dấu '/' hoặc '-', hoặc sử dụng hàm DATE(năm, tháng, ngày).
• Định dạng không thay đổi: Kiểm tra thiết lập khu vực hệ thống hoặc thử Custom.

Kết luận

Việc nắm vững cách định dạng ngày tháng trong Excel giúp bạn quản lý và xử lý dữ liệu hiệu quả hơn rất nhiều. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể tùy chỉnh hiển thị phù hợp với mọi nhu cầu công việc. Đừng quên theo dõi Nguyễn Công PC thường xuyên để cập nhật thêm nhiều mẹo Excel hữu ích khác nhé!