Cách In File Excel Nhanh Mà Bạn Có Thể Chưa Biết

In file Excel tưởng đơn giản nhưng lại thường gặp lỗi như cắt trang, mất dòng tiêu đề hay định dạng xấu. Trong bài viết này, Nguyễn Công PC sẽ hướng dẫn bạn cách in Excel một cách chi tiết, chuyên nghiệp theo từng bước cụ thể như chọn vùng in, chỉnh lề, căn trang đến lặp tiêu đề và xuất file PDF. Dù bạn là người mới hay đã quen với Excel, bài viết đều có mẹo hữu ích dành cho bạn.

Chi tiết cách in file Excel nhanh gọn dễ hiểu

* Trước khi in ấn 

In một bảng tính Excel có thể khá phức tạp nếu bạn muốn đảm bảo mọi thứ hiển thị đúng cách trên giấy. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể in Excel một cách hiệu quả nhất, bao gồm các bước chuẩn bị và tùy chỉnh nâng cao.

Bước 1. Xem trước khi in (Print Preview)

Đây là bước cực kỳ quan trọng giúp bạn hình dung bản in sẽ trông như thế nào.

• Vào tab File > chọn Print (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P).
• Màn hình Print sẽ hiển thị bản xem trước của tài liệu ở bên phải.
• Kéo qua các trang để kiểm tra xem có nội dung nào bị cắt hoặc trang bị trống không.

Bước 2. Thiết lập vùng in (Set Print Area)

• Nếu bạn chỉ muốn in một phần cụ thể của bảng tính, hãy sử dụng tính năng này.
• Chọn các ô hoặc phạm vi dữ liệu bạn muốn in.
• Vào tab Page Layout > nhóm Page Setup > Print Area > Set Print Area.
• Khi bạn xem trước khi in, chỉ vùng bạn đã chọn sẽ được in.

Bước 3. Điều chỉnh ngắt trang (Page Breaks)

Excel tự động ngắt trang, nhưng đôi khi không như bạn mong muốn. Bạn có thể điều chỉnh thủ công như sau: 

• Vào tab View > nhóm Workbook Views > Page Break Preview.

• Các đường màu xanh lam sẽ hiển thị các ngắt trang. Bạn có thể kéo các đường này để điều chỉnh vị trí ngắt trang.

• Để thêm ngắt trang thủ công: Chọn ô mà bạn muốn ngắt trang phía trên và bên trái, sau đó vào Page Layout > Breaks > Insert Page Break.

Bước 4. Điều chỉnh căn lề (Margins)

• Căn lề sẽ ảnh hưởng đến không gian xung quanh dữ liệu trên trang in.
• Vào tab Page Layout > nhóm Page Setup > Margins.
• Chọn các tùy chọn có sẵn (Normal, Wide, Narrow) hoặc chọn Custom Margins để thiết lập lề trên, dưới, trái, phải theo ý muốn.
• Đánh dấu vào ô Horizontally và/hoặc Vertically trong phần Center on page để căn giữa dữ liệu trên trang in.

* Sau khi đã xem trước và điều chỉnh cơ bản, bạn có thể tinh chỉnh thêm các cài đặt in.

Bước 1. Cài đặt trang (Page Setup)

Bạn có thể điều chỉnh hướng giấy, kích thước giấy, và tỉ lệ thu phóng trong mục này. Trong màn hình Print (Ctrl + P), dưới mục Settings, bạn có thể thay đổi:

• Print Active Sheets: In các trang tính đang hoạt động.
• Print Entire Workbook: In toàn bộ sổ làm việc.
• Print Selection: In vùng bạn đã chọn (nếu đã thiết lập Print Area).
• Pages: Chọn số trang bạn muốn in.
• Orientation: Chọn Portrait Orientation (dọc) hoặc Landscape Orientation (ngang).
• Paper Size: Chọn kích thước giấy phù hợp với máy in của bạn (A4, Letter, v.v.).

* Scaling:

• No Scaling: In theo kích thước thực tế.
• Fit Sheet on One Page: Thu nhỏ toàn bộ bảng tính để vừa một trang.
• Fit All Columns on One Page: Thu nhỏ để tất cả các cột vừa một trang.
• Fit All Rows on One Page: Thu nhỏ để tất cả các hàng vừa một trang.
• Custom Scaling Options: Để điều chỉnh tỉ lệ phần trăm thu phóng cụ thể.

Bước 2. Lặp lại hàng/cột tiêu đề trên mỗi trang (Print Titles)

Nếu bảng tính của bạn có nhiều trang, việc lặp lại hàng tiêu đề hoặc cột tiêu đề sẽ giúp người đọc dễ theo dõi hơn.

• Vào tab Page Layout > nhóm Page Setup > Print Titles.
• Hộp thoại Page Setup sẽ xuất hiện.

* Trong tab Sheet:

• Rows to repeat at top: Nhấp vào biểu tượng mũi tên lên và chọn hàng (hoặc các hàng) bạn muốn lặp lại làm tiêu đề trên mỗi trang.
• Columns to repeat at left: Tương tự, chọn cột (hoặc các cột) bạn muốn lặp lại làm tiêu đề ở lề trái của mỗi trang.
• Nhấn OK

Bước 3. In đường lưới (Gridlines) và tiêu đề hàng/cột (Row/Column Headings)

Mặc định Excel sẽ không in đường lưới và tiêu đề hàng/cột (A, B, C... và 1, 2, 3...).

• Vào tab Page Layout > nhóm Sheet Options.
• Trong phần Gridlines, đánh dấu vào ô Print.
• Trong phần Headings, đánh dấu vào ô Print.

Bước 4. Thêm đầu trang/chân trang (Header/Footer)

Bạn có thể thêm số trang, ngày, tên file, hoặc bất kỳ thông tin nào khác vào đầu hoặc chân trang.

• Trong màn hình Print (Ctrl + P), nhấp vào Page Setup ở cuối màn hình.
• Trong hộp thoại Page Setup, chuyển sang tab Header/Footer.
• Nhấp vào Custom Header hoặc Custom Footer để tùy chỉnh nội dung cho phần đầu hoặc chân trang (Left section, Center section, Right section)

Ngoài ra, người dùng cũng có thể sử dụng các biểu tượng có sẵn để chèn số trang, tổng số trang, ngày, giờ, tên file, tên sheet.

Một số phím tắt hữu ích khi in

Kết luận

Việc in file Excel tưởng chừng đơn giản nhưng lại đòi hỏi sự tinh chỉnh kỹ lưỡng để đảm bảo kết quả in rõ ràng, chuẩn chỉ và tiết kiệm thời gian. Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm vững cách in Excel nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nếu bạn đang tìm kiếm máy tính, laptop văn phòng hay linh kiện máy tính đa dạng, Nguyễn Công PC là địa chỉ uy tín với nhiều mức giá phù hợp cho mọi nhu cầu sử dụng. Đừng quên lưu lại các mẹo trong bài để áp dụng mỗi khi cần in bảng tính chuyên nghiệp!

Xem thêm:

Cách tắt chức năng Research trong Excel

Cách giảm dung lượng file Excel nhanh và đơn giản nhất