5 cách tạo bảng trong Excel thường gặp

Microsoft Excel thường được sử dụng để nhập, xử lý và phân tích dữ liệu dưới dạng bảng. (Microsoft Excel) cung cấp nhiều công cụ và tính năng giúp người dùng thực hiện các phép toán tính toán, tạo biểu đồ, xử lý dữ liệu và nhiều chức năng hữu ích khác trong công việc quản lý số liệu. Trong bài viết này, Nguyễn Công PC sẽ tổng hợp 5 cách tạo bảng trong Excel nhanh gọn dễ dàng nhất cho dân văn phòng, đừng vội lướt qua nhé!

Để tạo bảng trong Microsoft Excel 

1. Tạo bảng cơ bản bằng cách nhập dữ liệu thủ công

Đây là cách đơn giản nhất để tạo bảng, phù hợp với các bảng dữ liệu nhỏ hoặc khi bạn cần nhập dữ liệu trực tiếp.

Bước 1: Mở Excel và chọn ô bắt đầu:

• Mở một bảng tính mới hoặc bảng tính hiện có.
• Nhấp vào ô bạn muốn bắt đầu nhập dữ liệu (thường là ô A1)

Bước 2: Nhập tiêu đề cột:

• Nhập các tiêu đề cho các cột của bảng (ví dụ: "STT", "Tên", "Điểm", "Ngày sinh").
• Nhấn Enter để chuyển sang ô bên dưới hoặc Tab để chuyển sang ô bên phải.

Bước 3: Nhập dữ liệu:

• Nhập dữ liệu vào các ô tương ứng với từng cột.
• Sử dụng phím Enter, Tab, hoặc các phím mũi tên để di chuyển giữa các ô.

Bước 4: Định dạng bảng:

• Tô màu tiêu đề: Chọn các ô tiêu đề, vào tab Home > Fill Color để tô màu nền.
• Căn chỉnh văn bản: Sử dụng các công cụ căn chỉnh trong tab Home (Align Left, Center, Right)
• Định dạng số: Chọn các ô chứa số, vào Home > Number Format để chọn định dạng (ví dụ: Number, Currency, Date).

Bước 5: Thêm đường viền:

• Chọn vùng dữ liệu.
• Vào tab Home > Borders > chọn kiểu đường viền (All Borders, Outside Borders, v.v.).

Lưu ý:

• Sử dụng Ctrl + Enter để nhập dữ liệu vào nhiều ô đã chọn cùng lúc.
• Để bảng dễ đọc, hãy sử dụng phông chữ rõ ràng (như Calibri, Arial) và kích thước chữ vừa phải (11-12).

2. Tạo bảng bằng tính năng "Table" của Excel

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu:

• Nhập dữ liệu với các tiêu đề cột rõ ràng (không để trống hoặc trùng lặp tiêu đề).
• Đảm bảo không có ô trống trong vùng dữ liệu.

Bước 2: Chọn vùng dữ liệu: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu (bao gồm tiêu đề và nội dung) hoặc chỉ cần nhấp vào một ô trong vùng dữ liệu.

Bước 3: Tạo bảng:

• Vào tab Insert > nhấp vào Table (hoặc phím tắt Ctrl + T).
• Trong hộp thoại Create Table:
• Kiểm tra xem vùng dữ liệu được chọn có đúng không.
• Đảm bảo tích vào ô My table has headers (Bảng của tôi có tiêu đề).
• Nhấn OK.

Bước 4: Định dạng bảng:

• Sau khi tạo, bảng sẽ được định dạng tự động với kiểu bảng mặc định.
• Vào tab Table Design (xuất hiện khi bạn nhấp vào bảng)
• Chọn kiểu bảng trong Table Styles.
• Thêm các tính năng như Total Row (Dòng tổng), Banded Rows (Đổ màu xen kẽ), hoặc Filter Button (Nút lọc).

Bước 5: Sử dụng các tính năng của bảng:

• Lọc và sắp xếp: Sử dụng các nút lọc ở tiêu đề để lọc hoặc sắp xếp dữ liệu.
• Dòng tổng: Kích hoạt Total Row để tính tổng, trung bình, đếm, v.v. ở cuối bảng.
• Tự động mở rộng: Khi thêm dữ liệu mới ngay bên dưới hoặc bên cạnh bảng, bảng sẽ tự động mở rộng để bao gồm dữ liệu mới.

Mẹo:

• Đặt tên cho bảng để dễ quản lý: Trong tab Table Design, nhập tên vào ô Table Name.
• Sử dụng bảng động để liên kết với các công thức hoặc biểu đồ, vì bảng tự động cập nhật khi dữ liệu thay đổi.

3. Tạo bảng bằng cách sao chép từ nguồn khác

Bước 1: Sao chép bảng: Chọn bảng từ nguồn (Word, trang web, v.v.) và sao chép (Ctrl + C).

Bước 2: Dán vào Excel:

• Mở Excel, nhấp vào ô bạn muốn dán dữ liệu.
• Dán bằng Ctrl + V hoặc vào tab Home > Paste > chọn kiểu dán (Keep Source Formatting, Match Destination Formatting, v.v.).

Bước 3: Làm sạch dữ liệu:

• Kiểm tra xem dữ liệu có được phân tách đúng cột không.
• Nếu dữ liệu dính vào một cột, sử dụng Data > Text to Columns để tách dữ liệu theo dấu phân cách (ví dụ: dấu phẩy, tab).

Bước 4: Chuyển thành bảng Excel: Chọn vùng dữ liệu và tạo bảng bằng Insert > Table (hoặc Ctrl + T).

Mẹo:

• Khi dán từ web, sử dụng Paste Special > Values để tránh dán các định dạng không cần thiết.
• Kiểm tra kỹ các ký tự đặc biệt hoặc khoảng trắng thừa sau khi dán.

4. Tạo bảng sử dụng mẫu có sẵn

Bước 1: Mở mẫu:

• Vào File > New.
• Tìm kiếm các mẫu liên quan (ví dụ: "Budget", "Inventory", "Calendar") trong thanh tìm kiếm hoặc danh sách mẫu.

Bước 2: Chọn và tùy chỉnh:

• Chọn mẫu phù hợp, sau đó nhấp Create.
• Tùy chỉnh dữ liệu trong bảng theo nhu cầu của bạn (thay đổi tiêu đề, nhập dữ liệu mới, v.v.).

Bước 3: Chuyển thành bảng Excel (nếu cần): Nếu mẫu chưa sử dụng tính năng "Table", chọn vùng dữ liệu và tạo bảng bằng Insert > Table.

Mẹo:

• Mẫu rất hữu ích cho người mới sử dụng Excel vì chúng đã được định dạng sẵn.
• Lưu bảng tính với tên mới để tránh ghi đè lên mẫu gốc.

5. Tạo bảng động bằng công thức

Bước 1: Xây dựng bảng đầu vào: Tạo bảng chứa dữ liệu gốc (ví dụ: doanh số bán hàng, điểm số).

Bước 2: Tạo bảng mới sử dụng công thức hàm:

• VLOOKUP/INDEX-MATCH: Tra cứu dữ liệu từ bảng gốc
• SUMIF/COUNTIF: Tổng hợp dữ liệu theo điều kiện.
• IF: Tạo logic điều kiện cho dữ liệu

Ví dụ: Để tính tổng doanh số theo khu vực, sử dụng =SUMIF(A2:A100, "Khu vực A", B2:B100)

Bước 3: Lập bảng Excel

• Chuyển thành bảng Excel
• Chọn vùng dữ liệu kết quả và tạo bảng bằng Insert > Table để thêm các tính năng lọc, sắp xếp

Mẹo

• Kết hợp bảng động với Named Ranges để công thức dễ quản lý hơn
• Sử dụng Conditional Formatting để làm nổi bật các giá trị quan trọng trong bảng.

Tổng kết:

Bài viết đã chia sẻ chi tiết về 5 phương pháp hiệu quả để tạo bảng trong Excel, giúp người dùng dễ dàng hơn trong việc quản lý, sắp xếp và trình bày dữ liệu một cách khoa học và chuyên nghiệp. Có nhiều thao tác hay trong Excel có thể bạn chưa biết, nó đều là những giải pháp hữu ích, không chỉ giúp tăng tính thẩm mỹ mà còn tối ưu hóa quy trình xử lý dữ liệu cho công việc và học tập. Tại Nguyễn Công PC, một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam chuyên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến máy tính, thiết bị văn phòng, PC Gaming,.. Nguyễn Công PC luôn cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp công nghệ tiên tiến và đáng tin cậy!

Xem thêm:

Tìm hiểu về hàm CORREL trong Excel và cách sử dụng