Hướng dẫn cách gộp ô trong Word chi tiết từ A-Z

Trong quá trình soạn thảo văn bản hoặc làm báo cáo, việc trình bày bảng biểu (Table) sao cho đẹp mắt và khoa học là vô cùng quan trọng. Một trong những thao tác phổ biến nhất để tạo tiêu đề lớn hoặc tùy biến bảng chính là gộp ô (Merge Cells).

Hôm nay, Nguyễn Công PC sẽ hướng dẫn bạn 3 cách gộp ô trong Word đơn giản nhất, áp dụng cho mọi phiên bản Word 2010, 2013, 2016, 2019 đến Word 365.

1. Chuẩn bị trước khi thực hiện

Trước khi đi vào thủ thuật gộp ô, dĩ nhiên bạn cần phải có sẵn một bảng dữ liệu (Table).

Việc tạo bảng nghe thì dễ nhưng để bảng chuẩn, không bị vỡ khung khi nhập liệu thì cũng cần chút kỹ thuật. Nếu bạn là người mới hoặc cảm thấy bảng của mình chưa đẹp, hãy tham khảo ngay bài viết [Hướng dẫn cách tạo bảng trong Word đơn giản dành cho người mới bắt đầu] mà chúng tôi đã biên soạn rất kỹ nhé!

Khi đã có bảng rồi, chúng ta bắt đầu gộp ô!

2. Cách gộp ô trong Word bằng Menu chuột phải (Cách nhanh nhất)

Đây là cách "huyền thoại" mà hầu hết dân văn phòng đều sử dụng vì nó tiện và dễ nhớ, không cần tìm kiếm trên thanh công cụ.

• Bước 1: Nhấn giữ chuột trái và kéo để bôi đen (chọn) các ô mà bạn muốn gộp lại thành một.

Bôi đen các ô bạn cần gộp

Lưu ý: Bạn có thể gộp các ô nằm ngang (cùng hàng) hoặc nằm dọc (cùng cột) đều được.

• Bước 2: Đưa con trỏ chuột vào vùng vừa bôi đen, nhấn Chuột phải.

Ô công cụ sẽ hiện ra sau khi bạn ấn chuột phải

• Bước 3: Một bảng menu hiện ra, bạn tìm và chọn tính năng Merge Cells (trên các bản Word tiếng Việt có thể ghi là "Gộp ô").

Kết quả: Các đường kẻ ngăn cách giữa các ô sẽ biến mất, và nội dung trong các ô (nếu có) sẽ được gộp chung vào một ô lớn duy nhất.

3. Cách gộp ô bằng công cụ Layout (Cách chính thống)

Nếu chuột của bạn bị hỏng nút phải, hoặc bạn muốn thao tác chuyên nghiệp hơn trên thanh công cụ Ribbon, hãy dùng cách này. Cách này cũng giúp bạn dễ dàng tìm thấy các công cụ chỉnh sửa bảng nâng cao khác.

• Bước 1: Vẫn là bước quan trọng nhất: Bôi đen các ô cần gộp.

Bôi đen các ô bạn cần gộp

• Bước 2: Nhìn lên thanh menu trên cùng, bạn sẽ thấy xuất hiện nhóm thẻ Table Tools. Hãy click vào thẻ Layout.

Mẹo nhỏ: Word có 2 thẻ Layout. Bạn hãy nhớ chọn thẻ Layout nằm bên cạnh thẻ Design (thường có màu xanh hoặc vàng nổi bật khi bạn click vào bảng).

• Bước 3: Tại nhóm công cụ Merge, bạn click vào biểu tượng Merge Cells.

Góc sáng tạo: Sau khi gộp ô, bảng biểu của bạn sẽ có cấu trúc lạ mắt hơn. Để tận dụng tốt các tính năng này cho việc trình bày báo cáo đẹp, bạn có thể xem thêm [TOP 5 cách giúp bạn sử dụng Microsoft Word một cách sáng tạo hơn].

4. Dùng phím tắt để gộp ô (Dành cho "Pro" Word)

Bạn muốn thao tác nhanh như các chuyên gia, hạn chế dùng chuột để tiết kiệm thời gian? Rất tiếc là Word không có phím tắt mặc định kiểu Ctrl + ... cho lệnh gộp ô. Tuy nhiên, chúng ta có thể dùng chuỗi phím tắt (Access Keys).

Cách làm như sau:

• Bôi đen các ô cần gộp.
• Nhấn phím Alt (để kích hoạt phím tắt trên menu).
• Nhấn phím A (để mở thẻ Layout).
• Nhấn phím M (để thực hiện lệnh Merge).

Vậy là xong! Chỉ cần thao tác: Alt -> A -> M.

Nếu bạn cảm thấy việc dùng phím tắt giúp công việc trôi chảy hơn, đừng bỏ lỡ bài viết tổng hợp cực đầy đủ của Nguyễn Công PC về [Tổng hợp các phím tắt trong Word giúp bạn làm việc hiệu quả hơn]. Chắc chắn tốc độ soạn thảo của bạn sẽ tăng lên đáng kể đấy!

5. Một số lỗi thường gặp sau khi gộp ô và cách xử lý

Gộp ô xong chưa phải là hết. Dưới đây là những vấn đề bạn thường gặp phải và cách giải quyết để văn bản đẹp nhất:

• Văn bản bị lệch, không nằm giữa ô
• Khi gộp nhiều ô làm một, chữ thường bị dồn lên góc trên cùng bên trái hoặc bị dính sát vào nhau trông rất rối mắt.

Giải pháp: Bạn cần căn chỉnh lại lề cho văn bản (Alignment) ngay trong thẻ Layout, chọn biểu tượng Align Center để chữ nằm chính giữa ô mới. Ngoài ra, đừng quên chỉnh lại khoảng cách dòng cho thoáng mắt. Chi tiết cách làm bạn có thể xem tại bài: [Hướng dẫn cách giãn dòng trong Word đơn giản].

Xuất hiện khoảng trắng thừa khó chịu

Đôi khi gộp các ô có chứa dữ liệu sẵn, Word sẽ để lại các khoảng trắng (dấu Enter) thừa khiến ô bị to ra một cách vô lý.

Giải pháp: Hãy bật tính năng Show/Hide để soi các ký tự thừa và xóa chúng đi. Nếu bạn chưa biết cách làm sạch văn bản chuẩn chỉ, hãy đọc bài [Cách xóa khoảng trắng thừa trong Word] nhé.

Lỡ tay gộp nhầm, muốn tách ra lại (Split Cells)

Nếu gộp sai, đừng lo! Bạn chỉ cần đặt chuột vào ô đó, vào thẻ Layout và chọn Split Cells. Word sẽ hỏi bạn muốn chia ô đó thành bao nhiêu cột/dòng, nhập số lượng vào và ấn OK là xong.

Tổng kết

Việc gộp ô trong Word tuy là kỹ thuật cơ bản nhưng lại cực kỳ cần thiết để tạo ra những bảng biểu chuyên nghiệp, rõ ràng. Hy vọng với 3 cách trên, bạn sẽ không còn lúng túng mỗi khi cần xử lý các bảng dữ liệu phức tạp nữa.

Ngoài ra, để xử lý mượt mà các tác vụ văn phòng nặng, mở file Excel hàng nghìn dòng hay file Word hàng trăm trang mà không bị giật lag ("Not Responding"), thì một chiếc máy tính có CPU ổn định và lượng RAM dồi dào là trợ thủ đắc lực.

Bạn muốn vẽ sơ đồ tư duy hay lưu đồ quy trình ngay trong Word? 

Xem thêm bài viết: Cách vẽ sơ đồ trong Word đơn giản nhất