Hướng Dẫn Cách Gửi File Word Qua Zalo Trên Máy Tính & Điện Thoại

Zalo hiện nay đã trở thành "văn phòng ảo" của hàng triệu người Việt. Việc gửi tài liệu Word (.docx), Excel hay PDF qua Zalo tiện lợi hơn email rất nhiều vì tốc độ nhanh và dễ dàng xem lại.

Tuy nhiên, gửi file sao cho chuyên nghiệp, không gửi nhầm file, không để lộ tên file thiếu chỉn chu (như "New Document 1.docx") thì không phải ai cũng để ý. Bài viết này của Nguyễn Công PC sẽ hướng dẫn bạn quy trình gửi file Word qua Zalo chuẩn nhất trên mọi thiết bị.

1. Bước quan trọng: Chuẩn hóa file trước khi gửi

Trước khi nhấn nút "Gửi", bạn cần đảm bảo file mình gửi đi là chính xác và chuyên nghiệp. Rất nhiều trường hợp người dùng gửi nhầm file nháp hoặc file chưa đặt tên, gây mất điểm trong mắt đối tác.

Đặt tên file rõ ràng

Đừng bao giờ gửi một file có tên tailieu_final_v1_copy.docx. Hãy đặt tên ngắn gọn, chứa nội dung chính. Nếu bạn có một đống tài liệu cần gửi và lười đổi tên từng cái, xem ngay mẹo Bỏ túi ngay 5 cách giúp File Explorer chạy mượt hơn trên Windows siêu đơn giản để xử lý trong 3 giây.

Kiểm tra định dạng (Đuôi file)

Bạn muốn gửi file Word (.docx) để sếp sửa, hay gửi file PDF để khách hàng không chỉnh sửa được? Đôi khi icon của các file rất giống nhau khiến bạn click nhầm. Để tránh sai sót này, tốt nhất bạn nên bật chế độ hiển thị đuôi file, nếu chưa rõ hay tham khảo cách làm hiện đuôi file trên các phiên bản hệ điều hành Windows.

Tìm file nhanh chóng

Nếu bạn lưu file lộn xộn và mỗi lần muốn gửi Zalo lại phải "bới tung" máy tính lên mới thấy, thì đã đến lúc bạn cần tối ưu lại cách quản lý để truy xuất dữ liệu nhanh hơn, giúp việc gửi file chỉ tốn vài cú click chuột.

2. Cách gửi file Word qua Zalo trên Máy tính (PC/Laptop)

Có 2 cách phổ biến để gửi file trên máy tính.

Cách 1: Kéo thả (Drag & Drop) - Khuyên dùng

Đây là cách nhanh nhất, đặc biệt hữu ích khi bạn đang mở sẵn thư mục chứa file.

• Bước 1: Mở cửa sổ chat Zalo với người bạn muốn gửi.
• Bước 2: Mở thư mục (File Explorer) chứa file Word.

• Bước 3: Nhấn giữ chuột trái vào file, kéo và thả trực tiếp vào khung chat Zalo. Nhấn Gửi (hoặc Enter).

Lưu ý: Nếu trong quá trình mở thư mục để tìm file mà máy tính phản hồi chậm, quay vòng tròn liên tục, bạn nên kiểm tra và khắc phục ngay. Hãy tham khảo bài viết Bỏ túi ngay 5 cách giúp File Explorer chạy mượt hơn trên Windows để thao tác trơn tru hơn nhé!

Cách 2: Dùng nút "Đính kèm file"

Dùng khi bạn đang ở trong Zalo và muốn tìm file.

• Bước 1: Tại khung chat, bấm vào biểu tượng Ghim kẹp giấy (Đính kèm file) > Chọn Chọn Tập tin (File).

• Bước 2: Một cửa sổ duyệt file hiện ra, bạn tìm đến file Word cần gửi.
• Bước 3: Chọn file và nhấn Open.

3. Cách gửi file Word qua Zalo trên Điện thoại

Thao tác trên điện thoại thường dùng khi bạn cần chuyển tiếp tài liệu gấp khi đang di chuyển.

• Bước 1: Mở cuộc hội thoại Zalo.
• Bước 2: Nhấn vào dấu Ba chấm (...) ở góc phải thanh nhập tin nhắn.
• Bước 3: Chọn mục Tài liệu (Document).

• Bước 4: Zalo sẽ hiển thị danh sách các file có trong điện thoại. Bạn tích chọn file Word cần gửi và nhấn nút Gửi.

4. Cảnh báo an toàn khi nhận và gửi file

Môi trường làm việc qua mạng luôn tiềm ẩn rủi ro. Bên cạnh việc gửi file đi, bạn cũng sẽ nhận lại rất nhiều file từ người khác. Hãy cẩn trọng:

• Cẩn thận với file lạ: Nếu ai đó gửi cho bạn một file có icon Word nhưng đuôi lại là .exe hoặc .bat, tuyệt đối không mở. Đây có thể là virus giả dạng. Để bảo vệ máy tính, hãy trang bị cho mình kỹ năng phát hiện và phòng tránh các file EXE nguy hiểm, độc hại.
• Tính năng xem trước: Windows có tính năng xem trước (Preview) rất tiện, nhưng đôi khi hacker lợi dụng nó để tấn công qua các tệp độc hại. Bạn có thể cần tắt tính năng xem trước File Explorer đối với các tệp tải về nguy hiểm để tăng cường bảo mật.

Lời kết

Gửi file Word qua Zalo là kỹ năng cơ bản, nhưng gửi sao cho nhanh, chuẩn và an toàn thì cần sự chỉn chu trong cách quản lý file của bạn trên Windows. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp quy trình làm việc của bạn chuyên nghiệp hơn.

Để xử lý công việc văn phòng mượt mà, mở hàng chục tab Chrome và file Word cùng lúc mà không sợ máy "treo", bạn cần một bộ PC hoặc Laptop có cấu hình ổn định. Hãy tham khảo thêm tại web Nguyễn Công PC nếu bạn có nhu cầu mua sắm công nghệ nhé!

Xem thêm:

Cách xóa hoàn toàn một file trên Windows bằng công cụ SDelete

Cách chỉnh sửa kích thước của pagefile trên Windows

Cách khắc phục lỗi không chạy được file exe trên máy tính Windows